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Das Monatsgespräch sollte spätestens am Anfang der 2. Woche des Folgemonats (Zeitpunkt der sicheren Verfügbarkeit der Vormonatsdaten) zwischen Geschäftsführung und erster Führungsebene stattfinden. Berichtspflichtig sind die Verantwortlichen der jeweiligen Führungsrunde. Die Projektleiter bereichsübergreifender Projekte sind in die Berichtspflicht einzubinden.

Das Gespräch nach Quartalsabschluß läuft als Quartalsgespräch, u. U. mit ergänzender Quartalsberichterstattung. Nach Abschluß eines Halbjahres ist das Quartalsgespräch gleichzeitig das Halbjahresgespräch.

Abweichungen vom Plan, sowohl nach oben (!) als auch nach unten, sind zu kommentieren; speziell die Auswirkungen auf Daten der GuV zum Jahresende.

Empfehlung: Einführung eines ritualisierten Ablaufs mit einem Zeitbedarf von ca. einer Stunde (anfangs mehr). Maximale Präsentationszeit pro Bereich 5 - 7 Minuten.

Häufig bietet sich zur Vorbereitung ein wöchentliches Routinegespräch in der gleichen Struktur an, auch um die Führungsmannschaft immer auf dem Laufenden zu haben. Routine: z. B. Montag ist immer der Berichtstag.

Ein Viertel der Zeit ist der Rückschau auf den Vormonat gewidmet mit der Kommentierung der verdichteten Daten und Geschehnisse sowie der sich daraus abzuleitenden Maßnahmen.

Zwei Viertel der Zeit dienen der Vorschau auf den laufenden Monat und auf die zwei darauffolgenden Monate. Jede Abteilung berichtet auf Basis ihrer GuV orientierten Daten. Der Fokus liegt auf dem geplanten Absatz bzw. Umsatz der Bereiche und des Unternehmens in den drei Betrachtungsmonaten mit einer Prognose aus der aktuellen Sicht. Die Prognosen sind die Messlatte für die folgenden Monatsgespräche.

Ein Satz zum Erreichen der Ziele des Jahresende (ab Februar !), z. B. "keine Auswirkungen auf das geplante Jahresergebnis zu erwarten!" schließt die jeweilige Einzelvorschau ab.

Es sind nur lösungsorientierte Begründungen auszutauschen, die der Zielerreichung dienen.
"Es geht nicht, gibt's nicht"!

Das letzte Viertel der Zeit ist Sonderthemen gewidmet u. a. den Folgemaßnahmen die aufgrund des bisherigen Geschehens, abweichend zum Plan, erforderlich werden z. B. Lieferantengespräche, Investitions- veränderungen, Marketing- Vertriebsmassnahmen, Qualitätsmaßnahmen, Finanzaktionen, Personalveränderungen, etc..

Kommentar

Bei Kleinstbetrieben ist ein Monatgespräch sicher nicht erforderlich, hier dient vielleicht ein Gespräch mit dem Lebenspartner dem gleichen Zweck i. S. Rückschau, Vorschau und Prognose. Sobald Mitarbeiter mit Verantwortung im Betrieb sind, ist das Ritual des Monatgespräches dringen einzuhalten um den Fokus auf das Wesentliche zu lenken und frühzeitig Maßnahmen aufgrund des aktuellen Geschehens einzuleiten. Das Gespräch ist zumindest als Beschlußprotokoll zu dokumentieren und zu verteilen.

"Zurückschauende Schuldzuweisungen belasten nur das Klima und zerstören die Motivation!"

Im Gegensatz dazu dienen vorausschauende Aktionen der Zielerreichung und dem gemeinsamen Erfolg!

Informationsmaterial auf Anforderung:

Manuskripte

zum Thema momentan leider vergriffen, Neuauflagen in Vorbereitung. Sprechen Sie uns dennoch gerne an und äußern Sie Ihre Wünsche über Kontakt.

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